Refleksjoner rundt prosessledelse og prosessveiledning

Teksten er skrevet av Arnt Egil Ydstebø, USHT Rogaland, i samarbeid med Ida Elisabeth Gaard, USHT Fonna.

Stortingsmelding 15 Leve hele livet – en kvalitetsreform for eldre ble lansert i 2018. Allerede på første samlingen med nasjonalt støtteapparat ble uttrykket prosessveiledning introdusert. Det ville etter hvert forventes at USHT’ene skulle drive med prosessveiledning i kommunene. Hva betyr dette, spurte vi hverandre? Er det vårt ansvar å drive frem store endringer ute i kommunene? Skal vi lede politiske møter? Dette har vi ingen kompetanse på! Selv om vi var noe urolige ble vi betrygget med at det ikke var forventninger om noen radikal endring, men at vi skulle ta det etter hvert.

Opptil flere ganger de siste årene hadde vi hørt flere foredrag om hvor lite effektivt det er med tavleundervisning hvis målet er endring. At vi husker maks 10 % av det som blir sagt, og at det sjelden eller aldri fører til handling. Allikevel fortsatte vi med fagdager og kurs hvor foredragene var det viktigste. Selv tid til pauseprat mellom deltakerne kunne bli nedprioritert for å få inn flest mulig plenumsforedrag. Så var det dette utrykket «prosessveiledning» som stadig dukket opp igjen. Det var nesten ikke et møte med Helsedirektoratet uten at det ble forsøkt definert. Vi var ikke alene om å kjenne på usikkerheten. Hvordan ser det ut når vi prosessveileder? Det virker jo spennende å lede prosesser, eller veilede i prosesser, men er det ikke proffe konsulenter som driver med det? Må vi utdanne oss til dette? Vi hadde nå kommet til vinteren 2021 og snakket om prosessveiledning i to år uten å gjøre noe med det. Vi hadde jo tanker om hva og hvordan. Å lede læringsnettverk må jo være prosessveiledning. Hva med samlinger hvor vi jobbet med veiviser for tjenesteinnovasjon. Kunne det være prosessveiledning?

I fjor bestemte vi oss for å gjøre noe med vår utrygghet. Pandemien hadde gjort at vi fikk overføre noen ubrukte penger som vi nå kunne bruke på egen kompetanse. Det ble et seks dager kurs i prosessledelse.

Kort fortalt var kurset en suksess. Vi lærte kunsten å åpne opp prosesser ved å stille gode spørsmål. Hvor viktig det er å planlegge en prosess, ikke bare de store møtene og seminarene, men også de små møtene bør ha en klar hensikt og et tydelig formulert mål for hva vi vil oppnå. Det å lage en kjøreplan, særlig for digitale møter, og å formidle hensikt, mål og agenda til deltakerne. Vi fikk verktøy for å involvere alle i rommet, enten det er et digitalt eller fysisk møte. Start individuelt (I), fortsett med deling i grupper (G) og så oppsummer i plenum (P), eller på chatten. Genialt! I-G-P, så lett og så virkningsfullt. Bli kjent og trygg på hverandre med en innsjekk som øker psykologisk trygghet og fremmer deltakelse. Utsjekk som er med å sørge for at noe skjer i fortsettelse. Avslutte med å gi hverandre anerkjennelse for jobben vi har gjort sammen og for de personene vi er.

Allerede mellom første og andre kurssamling begynte vi å bruke det vi hadde lært. Vi erfarte at en god innsjekk skapte trygghet i rommet og åpnet for større engasjement og bredere deltakelse enn vi var vant til. IGP ble hyppig brukt for å engasjere alle deltakere i større digitale møter. Vi testet ut ulike verktøy for å åpne, integrere og lukke prosesser, og lekte oss med forskjellige måter å bryte isen på.

Vi fikk forespørsel om å bistå et forskningsprosjekt med å designe et nytt tjenestetilbud i kommunen. Vi sa selvfølgelig ja og planla en åpen prosess. Intervensjonen skulle være tverrfaglig med fastlege, psykolog, fysioterapeut og sykepleier så vi kalte inn alle til en heldagssamling. De to av oss som ledet prosessen erfarte at det å være nøytral og ikke ha veldig sterkt eierskap til resultatene som skulle skapes gjorde oss friere som prosessledere. Vi kunne legge mer ansvar over på deltakerne i å transformere ideer til virksom praksis. Og så støttet vi dem med gode utprøvde verktøy og metoder for ideutvikling. Vi erfarer at det er stor drivkraft i et fellesskap som jobber sammen mot et felles mål. Kunnskap er viktig, men det hjelper lite med kunnskap om hva som kan endres, og hvordan endringen bør gjøres, hvis de personene som berøres av endringen ikke er involvert. Det er de ansatte som kjenner sin organisasjon best og vår oppgave som prosessledere er å legge til rette for refleksjoner rundt egen praksis eller organisasjon og hvordan både en individuelt og strukturelt kan skape gode prosesser sammen. Det er et privilegium å få lede personer med ulik bakgrunn, fra ulike fagområder og med ulike perspektiver gjennom en samskapende prosess som leder frem mot et nytt tjenestetilbud eller en ny måte å gjøre ting på.

I prosessveiledning er det viktig å se personene som deltar i prosessen og at fokuset er på læringen som skjer underveis i prosessen. Vi må også tåle at planene endres og at vi kontinuerlig må justere kurs mot målet. Å se helheten som prosessveileder og støtte opp om prosessen som skjer underveis er en god forutsetning for å lykkes med å skape noe sammen som oppleves meningsfylt. USHT er pådrivere for tjenesteutvikling og nytteverdien av prosessveiledning er stor både for USHT og kommunene for å lykkes i implementeringsprosesser. 

For å oppsummere vil vi si at vi har erfart at prosessledelse og prosessveiledning ikke er skummelt i det hele tatt, men må tas på alvor. Når en skal lede eller veilede i en prosess må en vite hva hensikten og målet er. Vi må være forberedt og ha laget en kjøreplan, og så er det likevel slik at vi ikke alltid vil ende opp der vi hadde tenkt. Og så hjelper det veldig med en rikholdig tilgang på verktøy og metoder. Det er stort å få oppleve hvordan enkeltpersoner og kollegium vokser i engasjement når de blir møtt med anerkjennelse og får rom til å dele sine ideer og meninger.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s